Pour un message d'attente réussi!
Appeler quelque part et se faire mettre en attente est une situation presque inévitable. Bien qu’elle ne soit pas particulièrement agréable, cette étape est nécessaire pour permettre aux entreprises de traiter un grand nombre d’appels. Bien des raisons peuvent expliquer la mauvaise réputation de l’attente téléphonique. Un silence radio, un bip agressant ou des messages en attente mal conçus ne contribuent pas à rendre l’attente agréable. Mais il est possible d’y remédier et d’utiliser votre système téléphonique comme un puissant outil organisationnel et de marketing ! Voici quelques idées et conseil pour y arriver!
Dégagez une image professionnelle
Saviez-vous que des messages en attente bien conçus avec une narration souriante et agréable ont le pouvoir de conforter vos appelants dans l’idée de retenir vos services? Cela augmente également la confiance qu’ils ont dans votre entreprise. C’est subtil, mais l’inverse est particulièrement vrai. Une attente désagréable fournit à vos appelants une occasion rêvée de juger vos services et votre service à la clientèle.
Conseil #1
Diffusez une musique adaptée à l’attente téléphonique. De manière générale, la musique doit être en accord avec votre image de marque. Plus l’attente moyenne est longue, plus nous vous conseillons une musique douce.
Conseil #2
Diffusez des messages positifs sur votre entreprise, qui peuvent augmenter la notoriété et la confiance envers votre marque. Nous conseillons par exemple de décrire des accomplissements, vos implications sociales ou tout autre sujet pertinent.
Partagez des messages importants ou des capsules publicitaires
Il est possible d’intégrer des montages de messages en attente avec musique d’ambiance sur la plupart des systèmes téléphoniques. Profitez du moment d’attente de vos appelants pour passer des messages importants ou diffusez vos publicités radio déjà existantes. Les entreprises dépensent des montants astronomiques en publicité pour avoir l’attention des gens pendant de courtes secondes. Alors, pourquoi ne pas utiliser ce précieux temps d’attente pendant que vous avez l’attention complète de vos appelants, et cela, gratuitement? C’est l’occasion idéale de parler de vos nouveaux produits, de mentionner des promotions ou de rappeler ce qui vous distingue. Mettez-vous en valeur!
Conseil #3
Nous conseillons de rédiger de courts messages indépendants, espacés d’un moment musical entre chacun. Le volume de la musique doit être diminué lors des messages narratifs.
Conseil #4
Favorisez des phrases courtes, car l’écoute peut être interrompue à n’importe quel moment.
Éviter la frustration des appelants
Vous est-il arrivé de juger une entreprise sur la médiocrité de leurs messages téléphoniques? Nous oui. Évitez de donner des arguments négatifs à vos clients existants ou potentiels sur la qualité de votre service ou de votre image de marque.
Conseil #6
Évitez les bips et le silence radio. Lorsque vous êtes mis en attente sur du silence radio, les appelants ont tendance à raccrocher en moins de 40 secondes, car ils pensent avoir été oubliés.
Conseil #7
Utilisez des narrateurs professionnels, à l’image de votre entreprise. Ce n’est pas le temps de vouloir économiser et d’utiliser quelqu’un qui a une belle voix. Être narrateur est une profession et va bien au-delà du son de la voix.
Les messages d’attente personnalisés et une musique appropriée constituent la meilleure façon d’optimiser le temps d’attente de vos appelants. Saviez-vous que Newmood est un fournisseur de messages d’attente et d’équipements de diffusion pour attente téléphonique ? Cliquez ici pour en apprendre plus sur nos services.