Votre message d'accueil téléphonique, indispensable pour le travail à distance!

D’année en année, le télétravail gagne en popularité. Et avec la crise actuelle, le travail à distance, qui n’était qu’une simple tendance, s’est transformé en pratique courante. Pour faire face à ces changements organisationnels, votre système téléphonique ainsi que votre message d’accueil téléphonique se retrouvent au premier plan pour garder une communication facile et agréable avec votre clientèle.

 

Téléphonie IP et nuagique

Auparavant, pour énormément d’entreprises, les appels étaient reçus par la réceptionniste, qui les réacheminait à la personne désirée. Puisque maintenant bien des employés travaillent à partir de la maison et sont hors de votre réseau téléphonique, le transfert d’appels devient plus problématique, surtout pour les systèmes analogiques. Il existe une multitude de solutions technologiques pour faciliter le travail à distance comme la téléphonie IP (VOIP), la téléphonie infonuagique, les logiciels de téléconférence, etc. 

Message d’accueil comme porte d’entrée des appels

Un des outils les plus efficaces et faciles à implémenter pour vos communications téléphoniques à distance est l’utilisation d’une réceptionniste vocale interactive (RVI). Il s’agit du fameux message d’accueil téléphonique automatisé. En voici un exemple :

Bienvenue chez (nom d’entreprise)
For service in English, press 9
Si vous connaissez le numéro de poste de la personne que vous désirez joindre, composez-le maintenant.
Pour le (département #1), faites le 1
Pour le (département #2), faites le 2
Etc…
Pour la réception, faites le 0

Pourquoi un message d’accueil?

L’un des principaux avantages consiste à répondre à TOUS les appels de manière professionnelle, et ce, peu importe le nombre d’appels simultanés. Il permet également d’automatiser le processus des appels entrants, libérant ainsi vos employés pour des tâches plus productives. Par exemple, si l’appelant ne connaît pas le numéro de poste, il peut facilement se diriger lui-même vers le bon département grâce aux options du menu. Les appels peuvent ensuite être redirigés directement vers le cellulaire personnel d’un employé même s’il est à la maison. Vous pouvez également transférer les appels à un « groupe d’appels ». Si vos employés ne répondent pas, l’appelant peut laisser un message dans la boîte vocale générale de l’entreprise, lequel sera également envoyé par courriel. 

Il est important de bien rédiger le script de votre message d’accueil de manière concise et précise. De plus, l’utilisation de narrateurs chevronnés vous permet d’ajouter professionnalisme et sourire à votre arborescence! Il est possible d’écouter des exemples de messagerie professionnelle ici.

Nous pouvons vous aider

Newmood est une compagnie qui se spécialise en narration corporative, radio privée d’entreprise ainsi qu'en’affichage numérique. Contactez-nous dès maintenant pour en apprendre davantage sur nos services de messagerie vocale professionnelle!