Votre entreprise vient de migrer vers la téléphonie IP? Il est maintenant temps d’enregistrer votre message d’accueil. Comme ce message sera la vitrine de votre entreprise, il est important d’y porter une attention particulière. Voici quelques conseils qui vous aideront à projeter une image impeccable de votre entreprise.
Le choix du narrateur
Le conseil le plus important est de choisir adéquatement la personne qui enregistrera votre message. C’est elle qui sera la porte-parole de votre entreprise. Pour un résultat optimal, confiez cette tâche à un professionnel. Un narrateur professionnel aura une prononciation, une intonation et une chaleur dans la voix qu’il sera difficile de reproduire par un membre de votre personnel. Après tout, être narrateur est un métier! Vous trouverez un grand nombre de narrateurs dans la salle d’écoute de notre site internet.
Le texte en général
Idéalement, votre message d'accueil doit être court. Plus il est concis, moins l'attente sera longue pour la personne qui appelle. Parfois, il est nécessaire de communiquer des informations essentielles dans son message, ce qui l’allonge considérablement. Dans ce cas, il sera important d’accorder une importance particulière à la syntaxe, de manière à réduire le plus possible la longueur du message.
Astuce #1 : Si votre message est long, il pourrait être avantageux de le diviser en sous-menus. Nous recommandons idéalement un maximum de 5 options dans votre message d’accueil (exemple : Pour les ventes, faites le 1)
Astuce #2 : Éviter les répétitions. Voici un exemple qui parle de lui-même.
Version longue :
Pour le service des ventes, faites le 1
Pour le service à la clientèle, faites le 2
Pour le service de la comptabilité, faites le 3
Version courte :
Pour les ventes, faites le 1
Pour le service à la clientèle, le 2
Pour la comptabilité, le 3
Intemporalité
Idéalement, il faudrait que votre message ne contienne pas d’informations qui risquent d’être périmées à court terme. Par exemple, nous déconseillons de mettre des noms d’employés dans votre message. Le roulement d’employés pourrait vous obliger à changer votre message régulièrement. Il vaut mieux mettre des noms de services ou de départements à la place.
Choix par poste
Afin de minimiser le temps d’attente de l’appelant avant de parler à un humain, il peut être utile d’activer la fonction de choix par poste ou même la fonction du répertoire téléphonique. De cette manière, les appelants pourront composer directement le poste de la personne sans avoir à naviguer dans une arborescence téléphonique complexe.
Par exemple : Si vous connaissez le poste de la personne à joindre, composez-le maintenant. Pour accéder à notre répertoire téléphonique, faites le carré.
En résumé
Quand vous préparez votre messagerie vocale, pensez concision, clarté et efficacité dans le temps. Newmood se spécialise dans la narration corporative pour messages téléphoniques. N’hésitez pas à nous demander de l’information sur nos services. Un expert en messagerie vocale se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.